47 Ordinare files per data
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La newsletter di assistenza computers di Claudio Giovanelli
N. 47 - 16 Maggio 2022
LEZIONE APPROFONDIMENTO:
ORDINARE FILES PER DATA
Ancora oggi vedo molti utenti i e anche professionisti che archiviano molto male i propri files personali e a volte con situazioni a dir poco imbarazzanti. Molti utenti non hanno mai adottato una precisa strategia nell’organizzare e nel dare i nomi a propri files e molti sono nominati d’impulso senza ragionarci neanche un attimo.
La maggior parte dei files che desideriamo conservare, soprattutto quelli ricevuti, sono spesso files ricorrenti che per essere conservati con una logica sensata oltre che per argomento andrebbero ordinati anche per data in ordine cronologico.
Per files ricorrenti intendo files dello stesso tipo e argomento che vengono ricevuti o creati a distanza di tempo. Per fare un esempio di files ricorrenti che tutti riceviamo intendo ad esempio:
- estratto conto corrente (solitamente ricevuto ogni mese o ogni trimestre)
- ricevute (che possono essere occasionali o a scadenze fisse)
- bollette (solitamente ricevute ogni 1, 2 o 3 mesi)
- visite ed esami medici (molte occasionali, ma ripetute nel corso degli anni)
Per far capire meglio l’argomento partirò da un aneddoto personale per porre delle semplici basi.
Quando ero 16enne nel 1980, nei primi mesi che avevo iniziato a frequentare la scuola di informatica il professore ci aveva assegnato come compito di fare due semplici programmi, uno per mettere in ordine numerico i numeri e l’altro per ordinare in ordine alfabetico le ”stringhe” ossia le sequenze alfanumeriche, tra cui le parole. Quindi, ad esempio, se abbiamo questi questi 5 numeri:
1, 9, 11, 43, 126 e 2677
Ordinati in “ordine numerico” avranno questa sequenza:
1
9
11
43
126
2677
Mentre gli stessi in “ordine alfabetico” appariranno in questa sequenza:
1
11
126
2677
43
9
Nel computer i files vengono visualizzati sempre in “ordine alfabetico” e quindi un utente che avesse scritto un libro diviso in capitoli nella cartella “Libro” e li avesse nominati in modo poco accorto li vedrebbe in un ordine sbagliato:
Capitolo 1
Capitolo 10
Capitolo 11
Capitolo 12
Capitolo 2
Capitolo 3
Capitolo 4
Capitolo 5
Capitolo 6
Capitolo 7
Capitolo 8
Capitolo 9
Lo stesso utente avrebbe potuto nominare in modo più attento gli stessi capitoli anteponendo uno 0 (zero) ai numeri di una cifra. Supponendo di non superare mai i 99 capitoli avrebbe ottenuto questo ordine preciso:
Capitolo 01
Capitolo 02
Capitolo 03
Capitolo 04
Capitolo 05
Capitolo 06
Capitolo 07
Capitolo 08
Capitolo 09
Capitolo 10
Capitolo 11
Capitolo 12
Quindi con questo semplice stratagemma, pur il computer visualizzando sempre i file in “ordine alfabetico”, l’utente avrebbe ottenuto l’ordine numerico desiderato al contrario della prima soluzione.
Poi, ritornando all’aneddoto dei tempi della scuola, nelle settimane successive il professore ci aveva assegnato di fare un programma un poco più complicato per mettere in ordine cronologico le date. All’epoca, ovviamente non esistendo internet, non si trovano aiuti e informazioni, dovendo contare solo su sé stessi avevo subito trovato lo stratagemma per semplificare moltissimo il problema. Bastava mettere la data all'incontrario nel formato ad 8 cifre, ad esempio 20220504 (04 maggio 2022) e poi usare lo stesso programma per l’ordine numerico o alfabetico. Consegnai il mio programma super ottimizzato (corto e semplicissimo) con lo stupore di tutti i compagni e dello stesso professore.
Da allora uso lo stesso semplice stratagemma per risolvere egregiamente il problema odierno, infatti iniziando il nome del file con la data all'incontrario visualizzerà sempre i files in ordine cronologico.
Normalmente consiglio una standard data a 6 cifre con gli opportuni zero, tanto non penso volete archiviare dati a prima dell’anno 2000 o dopo il 2099. Quindi 4 maggio 2022 diventerà 220504.
Per cartelle che contengono file ricorrenti che sappiamo già che possono essere solo mensili o trimestrali come ad esempio di estratti conto corrente possiamo usare una standard a 4 cifre, maggio 2022 diventerà 2205
Quindi ad esempio la cartella “Bollette Elettricità” potrà contenere
211021 Enel
211220 Enel
220222 Enel
220422 Enel
220621 Enel
oppure la cartella “Salute”
210228 Analisi Sangue
210322 Visita oculistica
210417 Visita cardiologia
210516 Visita otorino
220208 Analisi Sangue
220508 Visita oculistica
220512 Visita cardiologica
oppure quella “Auto”
200113 Multa
200630 Bollo
200702 Multa
200705 Manutenzione
200810 Assicurazione
210630 Bollo
210810 Assicurazione
220630 Bollo
220810 Assicurazione
Con questo semplice metodo potreste avere anche centinaia o migliaia di file nella stessa cartella e saranno sempre in ordine cronologico.
Oppure se, per certe situazioni, desiderate archiviare prima in ordine di argomento e poi di data usate la stesso stratagemma mettendo la data dopo il nome, quindi ad esempio il precedente cartella “Auto” diventerà:
Assicurazione 200810
Assicurazione 210810
Assicurazione 220810
Bollo 200630
Bollo 210630
Bollo 220630
Manutenzione 200705
Multa 200113
Multa 200702
Colgo l’occasione per raccontare un altro piccolo aneddoto accadutomi a scuola prima di diplomarmi in informatica. Il professore ci aveva assegnato un compito da consegnare entro qualche giorno per fare un programma abbastanza complesso per calcolare il giorno della settimana di qualsiasi data passata e futura. Volevo evitare il metodo classico a cui tutti subito pensano, partendo dalla data di oggi di cui conosce il giorno e poi conteggiare le settimane indietro (per le date passate) o avanti (per quelle future). Ovviamente tenendo conto anche degli anni bisestili. Da subito ero partito dall’idea che invece avrei potuto trovare una formula matematica che risolvesse il problema. Era stata dura ma dopo tante prove e ore avevo trovato con grande soddisfazione la soluzione. Il giorno della consegna a scuola tutti i compagni presentarono i loro programmi, tutti lunghi molte pagine e fatti con il metodo classico. Il mio aveva solo alcune righe e praticamente una sola riga con un lunga formula. Lo stupore era generale e l’incredulità dello stesso professore che dopo averlo studiato e provato mi fece i suoi complimenti e mi chiese di dedicare una lezione in modo da spiegarlo ai compagni. Tra l’altro era l’unico programma tra i presentati che considerava che gli anni centenari non sono bisestili, ma lo sono i quattrocentenari. Infatti ad esempio non sono bisestili il 1700, 1800, 1900 e il futuro 2100, ma sono bisestili il 1600 e il 2000. Lo sapevo perché quando ero bambino e ragazzino per anni sono stato appassionato di astronomia e divoravo ogni libro dell’argomento.
Dopo oltre 30 anni, una decina di anni fa ricordandomi quell’aneddoto a scuola avevo indagato su internet e avevo scoperto che quella formula a cui ero arrivato da solo, ovviamente esisteva già ed era la formula di Zeller un matematico nato nel 1822.
Come ben sappiamo, oggi grazie ad internet se si ha voglia, si può conoscere e approfondire qualsiasi argomento e ad accedere a conoscenze una volta introvabili.
Quindi grazie a questo mio prezioso suggerimento, avete un metodo preciso per archiviare i vostri files personali, soprattutto quelli ricorrenti, e questo sistema lo userete con molta soddisfazione per tutta la vita.
Ovviamente potrete da subito rinominare i vostri files, che necessitano un ordine cronologico, salvati in precedenza mettendo ordine nei vostri archivi.