02 Organizza i files personali
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La newsletter di assistenza computers di Claudio Giovanelli
N. 02 - 22 Settembre 2015
LEZIONE APPROFONDIMENTO:
ORGANIZZA I FILES PERSONALI
L'organizzazione dei files personali è uno degli argomenti più importanti a cui dedicare tempo e che darà molte soddisfazioni da subito e negli anni a venire.
Organizzando i files personali in modo ordinato diventa molto più facile e veloce trovarli e soprattutto molto più comodo farne copie di backup per evitare di perderli in futuro.
Per files personali intendo, documenti office, files pdf, foto, video, musica e anche film o comunque qualsiasi cosa si desideri conservare.
Questa à la mia serie di regole a cui attenersi
- Sapere sempre dove sono memorizzati i files personali, meglio tutti in un’unica cartella o meglio ancora in un'unica partizione.
- Mai memorizzare files sul desktop e neppure nelle cartelle predefinite di Windows come Documenti, Immagini, ecc..., o ancora peggio nelle cartelle in cui risiedono i programmi.
- Gli allegati ricevuti via e-mail che si desidera conservare devono essere salvati nei files personali e quindi non solo mantenuti allegati nella posta.
- Nel caso il computer sia utilizzato anche da altre persone o famigliari è consigliabile creare cartelle con il nome della persone in cui ognuno memorizzerà i propri files.
- Non è consigliabile impostare account diversi per ogni persona che usa lo stesso computer e memorizzare i files personali ognuno nel proprio account.
- Organizzare le proprie cartelle e soprattutto le sottocartelle con nomi corti, ma precisi.
- Mai usare lo stesso nome di una sottocartella in posti diversi in quanto potrebbe creare fraintendimenti.
- Tenere in sottocartelle separate i files privati e di lavoro
- Cercare di archiviare il più possibile, anche scansionando documenti su carta e distruggendo la relativa copia cartacea se possibile.
Il posto migliore per memorizzare tutti i propri files personali è utilizzare una partizione dell'hard disk chiamandola “Dati” (solitamente D:) separata dal C: in cui è presente il Windows e i programmi.
Memorizzare tutti i propri files in una partizione ”Dati” ha tantissimi vantaggi che analizzerò in una delle prossime lezioni di approfondimento.
In mancanza sul vostro computer della partizione “Dati” consiglierei di creare nella partizione C: una sola cartella magari chiamandola “Files Personali” in cui memorizzare tutte le vostre sottocartelle personali.
L'accurata organizzazione dei files personali vi farà risparmiare molto tempo e vi eviterà di andare a cercare fogli cartacei.
Questo è un esempio di come potrebbe essere la vostra struttura delle cartelle:
Doc Privati
Doc Lavoro
Foto
Filmati
Musica
Temporanei
Software installatori
Una ottima idea è creare una cartella temporanea “Temporanei” in cui mettere provvisoriamente i files che al momento non sappiamo dove memorizzare e poi ogni tanto bisognerà cancellarli o andarli a spostare nelle sottocartelle appropriate.
La cartella Doc Privati a sua volte potrebbe contenere queste sottocartelle:
Auto
Bollette
Casa
Doc Personali
Ricevute
Salute
Scuola
Vacanze
Ovviamente ognuna di queste sottocartelle dovrà avere altre sottocartelle.
Quindi ad esempio “Bollette” conterrà le sottocartelle:
Elettricità
Gas
Telefoniche
Tv Satellitare
Mentre “Scuola” ad esempio nel caso di 3 figli:
Fabio
Matilde
Martina
Organizzare le proprie cartelle e soprattutto le sottocartelle con nomi corti, ma precisi.
Possibilmente organizzate le sottocartelle in modo che non siano troppo vuote o troppo piene di files. Comunque poi in futuro è sempre possibile migliorare l’organizzazione dividendo o unendo sottocartelle.
Usare nomi di file molto precisi e non troppo generici.
I certe situazioni è utile archiviare i files in ordine cronologico, in questo caso è una buonissima idea mettere la data all'incontrario, ad esempio 150508 (8 maggio 2015) seguita dal nome del files. Lo stratagemma di iniziare il nome del file con la data all'incontrario li visualizzerà sempre in ordine cronologico. Inoltre vi consentirà di differenziare lo stesso nome files nella stessa cartella.
Quindi la cartella “Bollette Telefoniche” potrà contenere
141220 Telecom
150222 Telecom
150422 Telecom
150221 Telecom
oppure la cartella “Salute”
130322 Visita oculistica
130417 Visita cardiologia
130516 Visita otorino
140208 Analisi Sangue
140508 Visita oculistica
150412 Visita cardiologica
oppure quella “Auto”
130630 Bollo Auto
130810 Assicurazione Auto
140630 Bollo Auto
140810 Assicurazione Auto
150630 Bollo Auto
150810 Assicurazione Auto
oppure se desiderate archiviare prima in ordine di argomento e poi di data usate la stesso stratagemma mettendo la data dopo il nome, quindi ad esempio il precedente cartella “Auto” diventerà:
Assicurazione Auto 130810
Assicurazione Auto 140810
Assicurazione Auto 150810
Bollo Auto 130630
Bollo Auto 140630
Bollo Auto 150630
Ovviamente per i files e le sottocartelle che userete di più è consigliabile mettere i relativo collegamento sul desktop in modo da limitare il numero dei clic per accedere al proprio archivio.
Ricordo che per creare un collegamento basta premere il tasto destro sul nome files (o della cartella) e alla comparsa del menu scegliere “invia a” e poi “desktop” confermando col tasto sinistro.
Sul desktop comparirà il relativo collegamento riconoscibile per la presenza della freccina. Per fare un ottimo lavoro sarebbe meglio rinominare il collegamento (tasto destro e scegliendo rinomina) per cancellare la brutta parola “collegamento” che non serve a nulla e occupa spazio sul desktop.